Você sabe para que serve o termo de referência e como elaborar um?
A licitação é a norma que rege as contratações na administração pública. Pois, para proteger o interesse público administração não pode contratar um fornecedor a qualquer momento, sem licitar, salvo os casos de dispensa de licitação.
A prescrição é dada pela própria Constituição em seu artigo 37. Mas, também é regulamentada pela lei de licitações Lei nº 14.133/2021.
De acordo com o advogado, Marco Jean de Oliveira Teixeira, mesmo nos casos em que a licitação é dispensada, ainda há necessidade de apresentar critérios da contratação. Afinal, é preciso definir o escopo do projeto e deixar claro as necessidades do contratante.
Em ambas as circunstâncias, o termo de referência é um documento importante e de grande utilidade.
Vamos entender melhor a seguir.
Um termo de referência é um documento elaborado pelo contratante. Pois, a sua função é definir como se deve contratar um serviço ou adquirir um produto.
Então ele deve trazer detalhes específicos sobre o que se deseja adquirir para que os interessados em concorrer a licitação possam estar cientes.
Dessa forma, administração deseja que somente quem esteja apto a cumprir com os requisitos do certame se inscreva para participar.
O termo de referência é sempre precedente a contratação. Mas, depois de efetivada a contratação ou aquisição do bem ou produto, o termo é integrado ao contrato. Com isso, o licitante não pode dizer que não estava ciente das exigências do certame.
É importante entender que o termo de referência apresenta as principais informações da fase interna do processo licitatório. Já que o seu objetivo é justamente apresentar todos os detalhes necessários aos interessados.
E com isso ele deve ser elaborado de forma cuidadosa, sem deixar nenhuma informação importante de fora.
Para garantir que tudo fique nos conformes e as informações sejam claras, o processo de elaboração do termo de referência segue as etapas a seguir.
Em primeiro lugar é preciso especificar o objeto licitado em detalhes. A definição deve ser precisa e suficiente, e é uma regra indispensável do processo de licitação. As informações são da Súmula 177 do Tribunal de Contas da União – TCU.
Isso é feito para assegurar que:
Portanto, para especificar o objeto o gestor público deve assegurar que a descrição não é ambígua. E que presta todas as informações necessárias aos licitantes.
A segunda etapa para elaborar o termo de referência ou projeto básico da licitação é fundamentar de forma adequada o pedido.
Sendo assim, é aqui que o gestor público indica os motivos e os fundamentos que levam a realização do certame. Ou seja, atrações pelas quais objetos licitados é necessário.
Muitas vezes, o gestor apenas escreve a expressão ” para atender o interesse público”. Todavia, o mais recomendado é apresentar uma descrição mais detalhada dos fundamentos e motivos da licitação.
Após fundamentar, o gestor também deve fazer a prospecção de consumo do objeto licitado, avaliando a demanda real que precisa ser adquirida.
Isso é especialmente importante principalmente em casos de despesas de rotina, que envolvem itens de consumo do dia a dia. Afinal, é preciso considerar aspectos como a quantidade e quais produtos são necessários.
Normalmente, o setor licitante apresenta uma lista com os objetos necessários e a quantia que o certame requer.
A quarta etapa do termo de referência é fazer a especificação do objeto indivisível, ou seja, aquele que não pode ser contratado por item.
Pois, de acordo com a súmula 247 do TCU, “é obrigatória a adjudicação por item, e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível”.
Em outras palavras, contratar um objeto por lote ou preço global é uma medida que se aplica somente quanto a contratação por item não for possível.
Quanto a marca, permite-se que se indique uma marca desejada como parâmetro de qualidade, contanto que acompanhada da expressão “ou equivalente ou de melhor qualidade”.
A última etapa para elaborar um termo de referência ou projeto básico para licitação é definir o valor estimado para a contratação.
Para isso, o gestor comumente elabora uma pesquisa mercadológica prévia e define o que se conhece como “cesta de preços aceitáveis”.
É importante que a pesquisa mercadológica seja ampla, e considere diferentes fontes de informações.
O termo de referência é um dos documentos mais importantes para abertura de processo licitatório. Então, é claro que sua elaboração segue normas específicas para que tudo ocorra conforme as normas legais.
E para quem quer concorrer a qualquer processo licitatório, uma leitura minuciosa do termo de referência é fundamental. Pois, lembre-se que propostas que não se enquadram nos critérios estabelecidos do termo são prontamente rejeitadas pela administração pública.
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