Para participar do pregão, os interessados devem inicialmente encaminhar proposta de preço por escrito, para o órgão que estiver promovendo a licitação. Serão selecionados o fornecedor que apresentar a proposta de menor preço e os demais que propuserem preços em até 10% superiores ao menor. Somente aos selecionados é permitido fazer lances verbais reduzindo ainda mais os preços, em confrontação direta. A seleção assegura que o pregão comece com um valor respaldado na realidade do mercado, pois quem exagerar na proposta inicial correrá o risco de ficar fora da disputa. As regras do pregão estabelecem salvaguardas para assegurar patamares mínimos de competitividade. Assim, se o grupo selecionado não incluir pelo menos três fornecedores, ele poderá ser completado com outros participantes, mesmo que suas propostas inciais ultrapassem o limite de 10%.
O pregão vai permitir ainda o uso das novas tecnologias eletrônicas para a sua realização, facilitando a participação de um grande número de competidores. Está sendo preparada a regulamentação do pregão eletrônico, com a utilização de redes de comunicação eletrônica e da Internet. A Internet já tem sido veículo para a divulgação e realização de diversos procedimentos de licitação. A integração do processo de compras governamentais a este ambiente tecnológico possibilita maior transparência, controle social e oportunidades de acesso às licitações públicas.
O pregão também desburocratiza as regras e procedimentos para os fornecedores e diminui o trabalho dos servidores das comissões de licitação. Assim, a habilitação dos interessados pode ser feita com uma simples declaração firmada pelo licitante, sem a necessidade de apresentação das certidões e comprovantes de habilitação de natureza fiscal, técnica e econômico-financeira. Toda esta documentação poderá ser apresentada na celebração do contrato. Essa regra vem facilitar a participação nas licitações porque garante prazo adicional para a obtenção das certidões, sem comprometer a segurança da Administração. Por outro lado, estão previstas sanções para os casos de apresentação de declaração falsa ou de omissão na apresentação da documentação exigida, por ocasião do contrato. Entre essas penalidades figuram o impedimento de contratar com a administração pública e a aplicação de multas.
Outra importante inovação é a inversão de fases, eliminando muito trabalho desnecessário realizado pelas comissões de licitação. No pregão, só é examinada a documentação de habilitação do participante que tiver apresentado a proposta de preço vencedora. O procedimento praticado nas outras modalidades de licitação exige o prévio exame da extensa documentação de habilitação encaminhada por todos os licitantes, sendo que somente um deles será efetivamente contratado. Ou seja, o pregão permite dispensar um trabalho desnecessário, demorado e que exige a mobilização de pessoal técnico.
O aperfeiçoamento da legislação sobre licitações, com o estabelecimento do pregão, é uma ação do Programa Redução de Custos, desenvolvido pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, integrante do Plano Plurianual 2000-2003. Este Programa está implementando um conjunto articulado de medidas voltadas para a modernização dos processos de compra, a introdução de controles de custo e a aplicação de tecnologias da informática nas licitações. A revisão da legislação e das normas é um passo necessário para a viabilização das mudanças em curso na área de licitações, que vão possibilitar ao Governo Federal a redução de custos nas aquisições de bens e serviços. A idéia simples e inovadora de estabelecer uma competição mais acirrada pelo menor preço nas licitações beneficia a Administração Pública, os fornecedores e a sociedade. É o máximo por menos.