Como usar um CRM para acompanhar fluxo de contratos e gerar oportunidades?

Como você acompanha hoje o ciclo de vida dos seus clientes? Quem trabalha com contrato deve ter um monitoramento constante para evitar falhas e até possíveis perdas de prazo, não é mesmo? Muito usado no marketing em lojas virtuais ou em startups, o CRM pode auxiliar bem neste controle da carteira e fazer os devidos alertas para automatizar esse cuidado.

 

Por exemplo, como você monitora as oportunidades dos seus clientes? Algumas datas sazonais geram altas demandas, mas se sua empresa não se atentar a eles, perderá a chance de ampliar os contratos e o faturamento.

 

Hoje vou te explicar como usar um CRM para acompanhar fluxos internos e facilitar a checagem de informações e também a geração de relatórios de vendas e listas de oportunidades.

 

Além disso, se você conta com uma equipe comercial na rua avaliando oportunidades e visitando clientes, integrar tudo permitirá ter maior controle sobre a operação e também obter:

 

• Relatórios e métricas personalizadas
• Sumário mensal e semanal de vendas
• Personalização dos motivos de perda

É possível aproveitar no segmento de licitações?

Toda licitação gera um contrato com demandas e prazos. Como você controla isso? E, perto do fim de cada contrato, é hora de avaliar as oportunidades para diversificar a oferta e também ampliar os negócios dentro de uma empresa.

 

Divulgamos aqui mais de 1 milhão de licitações públicas todos os anos. Quando uma nova demanda surge e que faz sentido com os serviços que você oferece, já te notificamos via sistema.

 

De forma integrada, um e-mail pode ser enviado para o seu departamento jurídico avaliar os documentos exigidos e outro vai para o setor de produto para ajustar o serviço/ produto para atender tal edital.

 

Além disso, uma configuração no sistema de CRM pode colocar uma deadline (data final) para que todas as etapas estejam concluídas antes do prazo, com uma margem de folga para validação de documentos e entregáveis.

Como usar um CRM para acompanhar fluxos internos?

Você lida com times amplos de atendimento interno e externo? Vendedores físicos ou por telefone? Seu fluxo de caixa hoje tem um monitoramento eficiente com o controle de pagamento dos clientes?

 

Essas são atividades burocráticas e que exigem diversas ferramentas para que o acompanhamento não seja perdido.

 

Imagine a situação: você tem hoje dois profissionais que cuidam do contas a receber e um deles sai de férias. Por algum motivo, o segundo tem uma falta ou mesmo acúmulo de atividades.

 

Neste cenário, um cliente envia um e-mail pedindo prorrogação do prazo de um vencimento por e-mail, mas aquela mensagem se perde em meio a várias outras atividades que este funcionário precisa fazer.

 

Mesmo que o gestor imediato dele tenha uma visão global das atividades, sempre passa uma ou outra atividade e que pode gerar transtornos maiores como aumento de clientes inadimplentes, por exemplo.

 

Como o CRM pode ser útil nessa hora? Ao integrar todas as demandas do cliente em um único sistema é possível ter uma visão bem clara sobre os prazos, alertas sobre demandas e ainda ter uma noção mais rápida de que algo está fora do fluxo normal.

 

Este alerta pode ser o diferencial para que a relação com seus clientes e parceiros se consolide, principalmente em períodos de crise que podem afetar o fluxo de caixa.

Direcionamento de oportunidades

Falei aqui sempre da centralização das informações para avaliação de desempenho, mas você pode ir muito além e ver como usar um CRM para acompanhar as oportunidades dentro da sua base de contato.

 

Por exemplo, tudo pode ser iniciado com uma pesquisa de satisfação do cliente em que conta com uma pergunta do tipo:

 

Qual a probabilidade de você indicar os nossos produtos ou serviços a um conhecido?

 

As respostas desta pergunta podem ter várias consequências dentro da sua empresa, mas vou focar hoje em apenas duas:

 

• Convidar os mais engajados a indicar amigos em troca de algum benefício
• Identificar o perfil majoritário dos satisfeitos para otimizar suas ações de captação

 

Você pode usar um CRM para armazenar as informações gerais de todos os participantes da pesquisa e, a partir de uma integração com o time de vendas avaliar quais benefícios podem ser concedidos para ter leads quentes dos seus clientes.

 

Os brindes podem ser desde um desconto na mensalidade, uma vídeo-aula grátis, uma visita técnica, uma consultoria, um e-book ou a degustação de um serviço novo que a sua empresa está lançando, de forma exclusiva.

 

Olha só, nesta última opção, você tem dois objetivos atendidos: deixa o seu cliente satisfeito e ainda gera uma experiência em um serviço novo para ajustes antes de colocá-lo no mercado.

 

A segunda opção, também com integração com os departamentos de vendas e de marketing, seria coletar os dados de todos os usuários que responderam a pesquisa de forma satisfatória. Por exemplo, vamos supor que você tenha colocado um score de 1 a 5, então segmente todos com percentual entre 4 e 5.

 

Pegue estes participantes e tente agrupá-los por características similares que podem servir de base para novas campanhas de captação de clientes.

 

Por exemplo, quantos são homens ou mulheres, para o caso de PJ, é possível segmentar o ramo de atuação? Estão todos registrados em sua cidade ou concentrados em alguma região? Todos pagam os mesmos valores ou algum grupo tem melhor ticket médio?

 

Viu como usar um CRM para acompanhar fluxos de contratos e também gerar oportunidades é uma decisão estratégica? Armazene informações que possam ser úteis na geração de relatórios e passe a tomar decisões a partir dos números.

 

O sucesso da sua empresa passa por um monitoramento constante dos indicadores de performance, treinamento dos profissionais e com metas claras para cada departamento.

 

Aqui no RHL Licitações atuamos para facilitar a sua vida e apresentar diariamente oportunidades no setor para que você possa participar de todos os pregões que puder. Faça um cadastro e experimente agora os nossos serviços.