§ 2º Toda e qualquer alteração, ocorrida nos dados das unidades protocolizadoras cadastradas, deverá ser comunicada ao DLSG/SLTI/MP, mencionando o código da unidade seguido das respectivas alterações, visando a atualização do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Federal.
Art. 6º O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos, devendo ainda, ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV). Com o acréscimo dos dígitos verificadores, o número atribuído ao processo será composto por dezessete dígitos; separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I – o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora. Este código identifica o órgão de origem do processo e manter-se-á inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º desta Portaria;
II – o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separado do primeiro por um ponto – determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano;
III – o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra – indica o ano de formação do processo; e
IV – o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por “hífen”, indica os Dígitos Verificadores (DV), utilizado pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
§ 1º As etiquetas ou carimbos confeccionados para a numeração única de
processos que se utilizam de dois dígitos para identificar o ano de formação do processo, poderão ainda, ser utilizados, por um prazo de seis meses, a contar da data de publicação desta Portaria.
§ 2º Somente terão valor, perante a Administração Pública Federal, os processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.
Art. 7º As Empresas Públicas poderão adotar a sistemática de numeração única de processo, mediante solicitação de cadastramento no Ministério ao qual estão vinculadas.
Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemática de numeração única de processos – outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitação nos órgãos públicos federais, deverão ser identificados através de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar informações à parte interessada, tanto pelo número de origem, quanto pelo nome do órgão ou do interessado; não podendo, em hipótese nenhuma, ser renumerados.
Art. 9º Os órgãos cadastrados e que foram transformados de acordo com o disposto no art. 17 da Lei nº 9.649/98, mantêm inalteradas as suas respectivas faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras, conforme estabelecido no art. 3º desta Portaria.
Art. 10. As entidades vinculadas a Ministérios extintos, na forma do art. 19 da Lei nº 9.649/98, que foram transferidas para outros Ministérios, serão recadastradas.
§ 1º O recadastramento será efetuado de acordo com a faixa numérica de codificação de unidades protocolizadoras do Ministério que estas unidades venham a se integrar. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente, permanecerão tramitando com o número de origem, até a decisão final e o seu arquivamento. Não é permitida a renumeração de processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
§ 2º O recadastramento será efetuado, automaticamente, pelo DLSG/SLTI/MP, que enviará listagem contendo a nova codificação das unidades protocolizadoras pertencentes aos órgãos que foram transferidos dos Ministérios extintos para outros Ministérios.
§ 3º Os códigos de unidades protocolizadoras utilizados, anteriormente, pelos órgãos que foram extintos ou transferidos para outros Ministérios, não poderão ser reutilizados. Estes códigos serão automaticamente extintos do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras, mantido pelo DLSG/SLTI/MP.
Seção I
DA AUTUAÇÃO/CADASTRAMENTO
Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser adotado pelas unidades protocolizadoras deverá conter os seguintes campos:
I – número único de processo/documento;
II – identificação do documento original (espécie, procedência, data);
III – nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);
IV – data de cadastramento (dia, mês e ano); e
V – assunto (síntese clara do documento).
Seção II
DAS MOVIMENTAÇÕES E ARQUIVAMENTO
Art. 12. Após o cadastramento do processo e/ou documento, deverá ser mantido um controle das movimentações, visando a sua localização física e a prestação de informações à parte interessada.
§ 1º Nos casos de tramitação externa, deverá ser mantida, no controle de movimentações da unidade protocolizadora do órgão expedidor, a indicação dos dados que permita a identificação do órgão de destino.
§ 2º A tramitação interna, a identificação será feita através de tabela de códigos definida para as unidades organizacionais internas.
§ 3º As movimentações de processos e/ou documentos deverão ser efetuados por intermédio das unidades protocolizadoras cadastradas. Após cada movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos despachos proferidos, objetivando a prestação de informações à parte interessada.
Art. 13. O arquivamento de processos deverá ser indicado em campo específico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a localização física dos mesmos. Os processos deverão ser arquivados, preferencialmente, no órgão de origem.
Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de segurança (back up) diária dos arquivos gerados por sistema informatizado de protocolo.
Seção III
Metodologia para Calcular os Dígitos Verificadores (DV)
Art. 14. As Unidades protocolizadoras, que façam uso de rotinas automatizadas, utilizarão dois dígitos em acréscimo ao número único de processo – dígitos verificadores (DV), definidos por módulo 11 (onze) e pesos correspondentes à posição dos dígitos, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de razão 1 (um), com o primeiro termo igual a 2 (dois). O último termo, conseqüentemente, será igual a 16 (dezesseis).
Art. l5. Cálculo do 1º Dígito Verificador (DV):
I – multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo pelo respectivo peso, somando os produtos parciais;
II – a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11 (onze); e
III – com relação ao resto da divisão por 11, que poderá ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzirá ao dígito procurado:
[NL]MÓD (menos) RESTO[NL]————> DV
[NL]11[NL][NL]11[NL][NL]11[NL][NL]11[NL][NL]11[NL][NL]11
[NL]10[NL][NL]9[NL][NL]8[NL][NL]7[NL][NL]6[NL][NL]5
1[NL][NL]2[NL][NL]3[NL][NL]4[NL][NL]5[NL][NL]6[NL]
Art. 16. Cálculo do 2º Dígito Verificador (DV):
O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado imediatamente à direita do número único de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do 1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos, sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) – 1º termo da progressão – finalizando em 17 (dezessete), último termo da progressão aritmética.
1º Exemplo:
Dado o número único de processo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:
a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2×5)+(7×6)+(8×7)+(3×8)+(0x9)+(0x10)+
(0x11)+(1×12)+(4×13)+(0x14)+(5×15)+(3×16);
b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48= 319
c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;
d) 11-0= 11- despreza-se a casa da dezena; e
e) o 1º DV será 1 (um).
OBSERVAÇÃO: o número encontrado para o 1º DV, deverá ser colocado à direita do número único de processo, dando continuidade aos procedimentos relativos ao cálculo do 2º DV, conforme a seguir:
a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2×6)+(7×7)+(8×8)+(3×9)+(0x10)+(0x11)+(0x12)+
(1×13)+(4×14)+(0x15)+(5×16)+(3×17);
b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51= 354
c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;
d) 11-2= 9; e
e) O 2º DV será 9 (nove).
Assim sendo, o número único do processo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores 35041.000387/2000-19.
2º Exemplo:
Dado o número único de processo 0400.001412/2000, calcular os dígitos verificadores.
a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2×5)+(2×6)+(1×7)+(4×8)+(1×9)+(0x10)+
(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4×15)+(0x16);
b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0= 130;
c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;
d) 11-9= 2; e
e) O 1º DV será 2 (dois).
Para o segundo DV:
a) (2×2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2×6)+(2×7)+(1×8)+(4×9)+(1×10)+
(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(0x15)+(4×16)+(0x17);
b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0= 148;
c) 148÷11=13; RESTO= 5;
d) 11-5= 6; e
e) O 2º DV será 6 (seis).
Assim sendo, o número único de processo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores 4000.001412/2000-26.
Art. 17. Os órgãos não automatizados deverão, simplesmente, colocar à direita dos quinze algarismos referentes ao número inteiro do processo, duas letras, D e V (iniciais de DÍGITO VERIFICADOR), tendo em vista que, no futuro, poderão ser automatizados e farão uso desta sistemática.
Art. 18. É vedado adotar procedimentos diversos do admitido o nesta Portaria, como colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar o dígito verificador ou suprimir dígitos de verificação que tenham sido lançados por outro órgão.
Art. 19. Quando uma unidade Protocolizadora receber um processo de outro órgão, deverá proceder o seu registro e a sua tramitação deverá ocorrer com o número de origem, rigorosamente, inalterado.
Seção IV
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 20. Recomenda-se que, no desenvolvimento de sistemas automatizados para a tramitação/controle de processos e/ou documentos, seja prevista a elaboração de relatórios para a prestação de informações gerais.
Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos órgãos públicos federais, será mantida e tem as seguintes especificações básicas:
I – material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2;
II – formato: 220mm x 298mm;
III – forma de apresentação: Folha Dupla (D);
IV – timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres “Serviço Público Federal”, ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos);
V – impressão: Preto frente;
VI – acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN-75), cor parda e rotulado; e
VII – unidade de compra: Milheiro.
Art. 22. Os sistemas informatizados deverão prever cálculos diferenciados dos DÍGITOS VERIFICADORES para os números dos processos anteriores e para os posteriores a O1/O1/2000. A fórmula de cálculo destes dígitos será a mesma descrita nesta Portaria, sendo que os números dos processos anteriores a esta data terão 13 posições (ano com 2 caracteres numéricos) e os posteriores terão 15 posições (ano com 4 caracteres numéricos).
Art. 23. Os casos omissos e dúvidas serão esclarecidos pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 24. Ficam revogadas as Instruções Normativas DASP nºs 124, de 24 de junho de 1981, 138, de 15 de abril de 1983, 149, de 25 de novembro de 1983 e 216, de 27 de dezembro de 1988; Instrução Normativa/SEPLAN nº 01, de 12 de janeiro de 1990 e Instrução Normativa/SAF nº 02, de 16 de fevereiro de 1993.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MARTUS TAVARES
D.O.U., 29/12/99