Tenho uma dúvida sobre a aceitabilidade de documentos assinados digitalmente.
O contrato social da empresa e o balanço são assinados através de certificado digital.
Há a obrigatoriedade de assinar fisicamente e reconhecer firma mesmo assim destes documentos ou os pregoeiros aceitam a assinatura somente por meio digital?
Outra dúvida. Há a necessidade de autenticar os documentos que são extraídos de sítios eletrônicos cuja validade/autenticidade pode ser verificada diretamente nos portais?
Há a obrigatoriedade de assinar fisicamente e reconhecer firma mesmo assim destes documentos ou os pregoeiros aceitam a assinatura somente por meio digital?
O Sistema Público de Escrituração Digital – Sped foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 (art. 1º), que determina em seu art. 2º:
Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
- 1o Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
- 2o O disposto no caput não dispensa o empresário e as pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
De conformidade com o art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1774/2017, a ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
I – livro Diário e seus auxiliares, se houver; II – livro Razão e seus auxiliares, se houver; e III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ademais, o parágrafo único do mesmo artigo determina que: “Os livros contábeis e documentos mencionados no caput devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital”.
Para tanto, o Sped-Contábil deverá apresentar referidos documentos, devidamente assinados, na forma do § 5º do art. 10 da Instrução Normativa Diretoria do Departamento de Registro Empresarial e Integração – DREI nº 11 de 05.12.2013:
“Art. 10.Os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade – CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (art. 7º do Decreto nº 64.567, de 1969), consoante o parágrafo primeiro deste artigo.
- 5º Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda – Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.”
Verifica-se que o Sped-Contábil prevê uma forma específica para registro dos livros digitais, a qual deverá ser levada em consideração pela Administração Pública quando da análise dos documentos contábeis das licitantes.
Isso não quer dizer que pelo fato de o registro dos livros contábeis ser efetivado, nesses casos, em âmbito digital, a Administração Pública pode dispensar os licitantes de apresentar a comprovação de registro. Até porque os documentos encaminhados digitalmente podem, perfeitamente, ser impressos e encaminhados no envelope de documentos de habilitação.
Assim, os licitantes que realizam a Escrituração Contábil Digital (ECD) devem apresentar o termo de autenticação digital na Junta Comercial respectiva, devidamente acompanhado da impressão dos livros entregues digitalmente.
2) Outra dúvida. Há a necessidade de autenticar os documentos que são extraídos de sítios eletrônicos cuja validade/autenticidade pode ser verificada diretamente nos portais?
A resposta consta do art. 35 da Lei nº 10.522/02 que prevê:
“Art. 35. As certidões expedidas pelos órgãos da administração fiscal e tributária poderão ser emitidas pela internet (rede mundial de computadores) com as seguintes características:
I – serão válidas independentemente de assinatura ou chancela de servidor dos órgãos emissores; II – serão instituídas pelo órgão emissor mediante ato específico publicado no Diário Oficial da União onde conste o modelo do documento.”
Desta forma, certidão emitida pela Internet deve ser conferida pelo servidor junto ao site onde foi emitida, não sendo necessária sua autenticação.
(Colaborou Dra. Christianne Stroppa, advogada especializada em licitações Públicas, Contratos Administrativos e Consultora da RHS LICITAÇÕES).