Participamos de um processo licitatório, em um município e no momento de autenticação dos documentos pelo servidor do departamento de licitações, fomos informados que não seria possível autenticação de documentos que não sejam originais. Tem fundamento legal da exigência solicitada por este órgão? Se sim qual a lei e o artigo?
Importante o texto abaixo foi extraído do edital publicado:
Os proponentes interessados na autenticação das cópias pelo servidor Municipal, deverão comparecer ao Departamento de Compras, antes do início da sessão de abertura da licitação, pois, em hipótese alguma serão autenticadas durante a realização do certame. Somente será efetuada autenticação mediante a apresentação do documento original.
Os serviços notariais e de registros têm a finalidade de garantir a autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos (art. 1º da Lei Federal nº 8.935/94). No que tange à verificação e atestação da autenticidade de documentos, A atividade notarial tem por objetivo garantir que a cópia de um documento seja revestida da formalidade legal que comprove sua autenticidade em relação ao documento original. Portanto, a cópia autenticada produz os mesmos efeitos jurídicos que o documento original que deu origem àquela cópia; também, tem efeito erga omnes, ou seja, onde quer que seja apresentada e contra todos, a cópia autenticada por cartório produzirá seus efeitos jurídicos.
Contudo, a Lei Federal nº 8.666/93 prescreve uma “ação” por parte do servidor da administração que parece conflitar com o dispositivo da Lei 8.935/94. Vejamos.
Reza o artigo 32, caput, da Lei Federal nº 8.666/93, que:
“Art. 32 Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da administração ou publicação em órgão da imprensa oficial.” (grifo nosso)
Tendo em vista a matéria regulada pela Lei 8.666/93 – Licitações – a autenticação do documento por servidor da Administração só teria efeito para esta finalidade, isto é, qualquer documento autenticado por servidor só produz seus efeitos no âmbito da Administração à qual pertença o servidor (que autenticou o documento) e exclusivamente para o processo licitatório específico em que foi requisitada a autenticação.
A finalidade é facilitar o acesso dos licitantes ao (já extremamente) burocratizado processo licitatório. A apresentação da cópia simples acompanhada do original tem por objetivo simplificar e diminuir custos de participação dos interessados em concorrer ao contrato com o governo.
O Estatuto Federal das Licitações é absolutamente cristalino ao definir a regra na apresentação dos documentos de habilitação. Da mesma forma o Código de Processo Civil estabelece a diretriz na apresentação de documentos no âmbito judicial:
“Artigo 385 – A cópia de documento particular tem o mesmo valor probante que o original, cabendo ao escrivão, intimadas as partes, proceder à conferência e certificar a conformidade entre a cópia e o original.”
Nesse diapasão, entendo que só será possível a autenticação da cópia à vista do original. Logo, minha opinião é a de que não é possível “autenticar uma cópia simples à vista de uma cópia autenticada”. Aliás, a grande maioria dos Cartórios ou Tabelionatos têm a mesma posição de não autenticar cópia de uma cópia autenticada.
(Colaborou Prof. Ariosto Mila Peixoto, advogado especializado em licitações públicas, Contratos Administrativos no Setor Privado e Consultor Jurídico da RHS LICITAÇÕES).