Outsourcing ou Gestão própria de bens e serviços envolvendo tecnologia

 

 

Por: Rosa Costa
 

À medida que novas tecnologias e upgrades se tornam mais freqüentes, muitas empresas acabam gastando muito tempo e recursos financeiros comprando novos equipamentos, sistemas, além de treinarem a equipe ou contratarem pessoal capaz de gerenciar suas operações.

Indaga-se qual é a melhor opção de contratação para Administração, Pública ou Privada, na gestão de seus bens e serviços, principalmente quando envolver tecnologia, tendo em vista diversas formas de administrar e contratar  bens e serviços com tecnologia.

Algumas empresas públicas e também privadas têm optado por adotar a solução outsourcing, qual seja  delegar à terceiros a alienação do ativo da Empresa (ex. infra-estrutura, equipamentos – hw e sw,  serviços, etc.), optando apenas pela contratação de serviços, o que assegura a Administração a fruição dos serviços desejados, com excelente qualidade e constante atualização tecnológica, mediante remuneração mensal de  preço do serviço realizado, sem ter que se preocupar em manter o gerenciamento operacional e atualização tecnológica do ativo físico, além da contratação de profissionais e capacitação para o desempenho de atividades inerentes aos serviços, principalmente quando o escopo não é pertinente ao objetivo social da Empresa.

No modelo de outsourcing é usual prever a alienação onerosa dos ativos já existentes na Empresa pelo futuro prestador de serviço, admitindo-se no edital de licitação ou em simples requerimento de contratação (ex.  RFP) a alienação ou Trade-in do ativo, com previsão de sua aquisição ou troca mediante [i] desconto sobre a parcela mensal da prestação de serviços;  ou  [ii] ressarcimento  imediato,  considerando a possibilidade de obtenção de  financiamento pelo prestador do serviço para este fim, embora essa segunda opção seja uma forma mais onerosa à composição de preços da proposta a ser apresentada e consequentemente para Administração. 

Há empresas que preferem adotar a propriedade e gestão de ativo e serviços, optando pela contratação ou não de fornecedor(es) para uma ou mais parcelas dos bens e/ou  serviços necessários as suas atividades.

Embora todos as formas e alternativas de contratação mencionadas sejam factíveis de se implementar, é importante que a Empresa antes de  iniciar seus processo aquisitivo avalie bem suas necessidades, alinhando qual o melhor modelo e custo final que pretende adotar e obter para efeito de uma adequada contratação, visando garantir resultados satisfatórios.

Observando os usuais editais de licitação ou  RFPs, verifica-se  as mais diversas formas de contratação de bens e serviços, sendo difícil avaliar  qual a mais adequada, correta ou menos onerosa forma de contratação adotada nesses processos aquisitivos.  Embora essa questão seja de suma importância para garantir a seleção da melhor oferta.

Da mesma forma, deve-se garantir em processos aquisitivos a observância do princípio básico de  justa e ampla competição,  o que somente ocorrerá se houver uma avaliação real do mercado, conforme as práticas e tendências comerciais e mercadológicas existentes, não devendo o Administrador se limitar ao raciocínio simplório de que a contratação global garantirá à obtenção de desconto por volume, posto que o modelo de contratação e as exigências formuladas poderão ou não garantir a efetiva competição, com a conseqüente ampliação da oferta e redução dos custos para o projeto pretendido.

Também é essencial avaliar previamente,  de forma  criteriosa e  objetiva,  todos os custos diretos e indiretos envolvidos na contratação dos bens e serviços pretendidos pela Administração, sem o qual não poderá assegurar a efetiva economicidade da aquisição. Essa questão é de suma relevância para obter a verdadeira redução de custos e garantir benefícios à melhor gestão das atividades inerentes.

Em se tratando de tecnologia, observo que o melhor modelo de contratação adotado é o outsourcing, ou seja, a delegação para terceiros da gestão integral dos bens e/ou serviços pretendidos, cuja execução e operação técnica divergem da atividade principal da Empresa.

Entretanto, para garantir êxito no modelo de contratação por outsourcing será essencial assegurar a seleção de empresa idônea (jurídica, fiscal,  técnica e economicamente capaz), que possibilite manter durante toda a execução do contrato o alto padrão de qualidade,  know-how e constante atualização tecnológica ao projeto que se pretenda adquirir, o que reduzirá significativamente os custos diretos e indiretos da Empresa, principalmente o constante gastos e demandas  envolvendo aquisições, atualização de bens, serviços e mão-de-obra utilizados pela empresa.

Da mesma forma,  o projeto pretendido (Edital e/ou RFP) deve assegurar definições e informações básicas e essenciais, com objetividade e clareza nas regras de participação, o qual deve prever a desclassificação de propostas omissas ou que gerem dúvidas e/ou lacunas em sua execução/custos finais, posto que haverá a quebra da isonomia entre os interessados no fornecimento dos bens e serviços, podendo afetar seriamente a justa competição,  visto que serão avaliadas propostas que não guardem relação de similitude.

A simples divergência e/ou omissão de itens e custos nas propostas pode ser prejudicial à Empresa contratante,  principalmente quando a ausência de informação, acarreta a não comprovação e exatidão do escopo a ser contratado. Essas situações inicialmente não avaliadas, embora possam gerar durante a execução do contrato prejuízos para o contratante, o qual  amargará o insucesso do fornecimento de  bens e serviços inferiores aos pretendidos e/ou futuros acréscimos contratuais, com base em solicitações posteriores de desequilíbrio econômico-financeiro do contrato sustentado pelo contratado, que se utilizará da própria base Legislativa a seu favor, embora na  origem dos fatos a realidade seja estritamente a falta de isonomia na comparação das propostas, momento em que foram afastados a verdadeira competição e o julgamento objetivo tendo em vista regras omissas do próprio Edital ou RFP.

Francisco Campos, referindo-se à competição no campo econômico define que:  “O motivo que inspira a declaração nas Constituições modernas do direito à igualdade perante a lei é de outra ordem. Ele consiste na convicção de que um determinado regime econômico, precisamente o de que a livre concorrência constitui a categoria lógica, ética e jurídica, não poderá subsistir se o Estado impõe ao dever de não alterar, em caso algum, as condições da concorrência, a não se ser que tais alterações sejam gerais ou se apliquem indiscriminadamente a todos os concorrentes antes da abertura da Licitação.” (Igualdade perante a Lei. In Direito Constitucional, 1956. V.p.17) 

Marçal Justen Filho é catedrático ao afirmar in Comentários à Lei de Licitação e Contratos Administrativos, 2ª ed., Aide, p. 217:  “Nada poderá ser decidido além do constante no Edital. A descrição do objeto da licitação contida no edital não pode deixar margem a qualquer dúvida nem admite complementação a posteriori. Entre a opção de uma descrição sucinta e uma descrição minuciosa, não pode haver dúvida para a Administração Pública. Tem de escolher a descrição completa e minuciosa. Certamente, a descrição deve ser clara. Mas “minúcia” não significa “obscuridade”. Se a descrição do objeto da licitação não for completa e perfeita , haverá nulidade…”    Completa, “são os princípios norteadores da licitação a “vinculação ao edital” e o “julgamento objetivo”.

O Exmo. Sr. Des. Carlos Stephanini (Relator no MS 44122-9) em exame de questão similar sobre proposta que não preenche as condições e termos do Edital, deixa claro acerca de Julgamento Objetivo:  “… Quanto ao Julgamento Objetivo, trata-se daquele que se baseia no critério indicado no edital bem como nos termos específicos das propostas. Esse princípio afasta o discricionarismo na escolha das propostas, obrigando os julgadores a aterem-se ao critério prefixado na Administração.”

Rogério Carapuça,  Presidente da Novabase, afirma no tema de seu artigo que “O outsourcing implica uma maturidade muito grande em termos da relação cliente-fornecedor”, com oferta multifacetada de serviços ou não, indicando outsourcing para as organizações que queiram se lançar nos caminhos da externalização de funções/atividades, detalha o regime de outsourcing relativamente à Tecnologia da Informação – TI de Empresas e relativamente a outras funções mais próximas do negócio, onde TI desempenha um papel auxiliar mas determinante. Esta última é a área de maior externalização de processos de negócio (ou BPO – Business Process Outsourcing) para terceiros. Hierarquiza numa pirâmide em que no topo se encontram as funções mais próximas do negócio e na base as menos próximas, tendo, de cima para baixo, os BPO, o Application Management e a gestão de infra-estruturas. O âmbito de uma operação de outsourcing pode ser apenas a infra-estrutura, as aplicações, um BPO, duas destas camadas ou todas, as combinações são várias.
Ficamos com um espectro de situações em que, num extremo, temos o outsourcing global, entendido como a gestão do conjunto das aplicações e da infra-estrutura de uma organização e, na outra ponta do espectro, temos o outsourcing selectivo, que é aquele em que se seleccionam determinadas funções ligadas às TI,  para serem cumpridas por um outsourcer.

Estudos desenvolvidos sobre o mercado de outsourcing no Brasil, considerando universo de grandes empresas, apontou a evolução do conceito de shared services,  rede de serviços compartilhados, com avaliação da  estratégia das empresas e definição de processos que não são de seu core business, adotando a terceirização – outsourcing – de todos ou parte destes processos.  A pesquisa publicada na CONARH em 2002, focada em Recursos Humanos,  avaliou questões relacionadas ao outsourcing e concluiu que principais motivos que levam à terceirização destes processos são a redução de custos (51%) e o redirecionamento da Empresa para ações mais estratégicas (49%).

Alinhando algumas idéias sobre core business, destaco como exemplo a  “Empresa de telecomunicações – Embratel”,  que oferece, ao mercado nacional e internacional, e com alta aceitação e satisfação por inúmeras empresas de variados segmentos e nichos,  uma solução  Business Outsourcing,  indicada para a terceirização – outsourcing da cadeia de comunicação de  empresas,  permitindo que a empresa com adoção do sistema de outsourcing mantenha foco em suas atividades principais e tenha acesso aos mais avançados recursos tecnológicos, assim como aos melhores especialistas de telecomunicações e infra-estrutura de TI, otimizando gastos e a qualidade dos serviços contratados.

Apenas a título de exemplificação de outsourcing no segmento de telecomunicações, destaca-se algumas das principais facilidades inseridas na “Solução Business Outsourcing da Embratel”:  Core business,  que permite a empresa manter o foco em seus recursos e na gestão de seus negócios, priorizando a estratégia de telecom e não sua operação;  Acesso a especialistas e tecnologia,  ou seja sem investimentos da empresa em atualização de recursos humanos e tecnológicos, podendo, ainda, estabelecer e controlar os níveis de desempenho e disponibilidade por meio dos SLAs.;  One Stop Shop,  com manutenção de um ponto único de contato para todos os assuntos referentes à telecomunicações; Otimização de gastos, fazendo com que os custos passam a ser mais bem gerenciados, dispensando grandes equipes para gerência e atividades operacionais; e  Racionalização de custos, considerando a transformação de investimentos em custos (Capex em Opex), com redução dos investimentos da empresa na compra de novos equipamentos, software e/ou serviços.

Isto significa que qualquer empresa interessada em se concentrar em seu core business,  poderá optar pelo outsourcing, mediante contratação de uma empresa especializada. Na exemplificação envolvendo a atividade de telecomunicações, observa-se na Solução Business Outsourcing  a oferta de serviços, em cinco áreas fundamentais, com qualidade garantida por meio de SLAs (Service Level Agreements), no padrão internacional FCAPS (Fault, Configuration, Accounting, Performance, Security), adotado pela ITU (International Telecommunication Union), o que permite gerenciar todos os detalhes em cinco áreas distintas: Gerência de falhas: monitoramento, detecção e atuação sobre falhas da cadeia de tecnologia, de forma automática; Gerência de configuração: controle de inventário, configuração dos equipamentos monitorados e mudanças/inclusões de hardware e software, executados de forma centralizada pela empresa de outsourcing; Gerência de gastos: planejamento, controle e otimização dos custos operacionais, incluindo contratos de terceiros; Gerência de desempenho: garantia de maximização do desempenho operacional, de acordo com os SLAs contratados. Gerência de segurança: redução de riscos de invasão, uso não-autorizado, sabotagem e acesso a dados confidenciais.

Independente das especificidades e/ou facilidades relacionadas, em se tratando de outsourcing,  comparada a uma forma simplificada de “terceirização de bens e serviços”, é essencial garantir uma correta e adequada gestão e acompanhamento do projeto a ser implementado por terceiro – prestador do serviço, podendo avaliar a adoção inclusive de um sistema, rede ou serviço de contingência e/ou back-up, ou seja  similar e paralelo  à contratação principal, para que a Administração tenha alternativas e não se sujeite às eventuais paralisações e/ou inoperâncias de sistemas essenciais as suas atividades, nem torne-se refém de um único fornecedor,  principalmente quando das diversas situações em que possam resultar na rescisão contratual antecipada e/ou até mesmo em novas negociações ou renovações contratuais, até que se efetive e concretize uma nova  licitação ou RFP.

Note-se que a avaliação do modelo de contratação, especialmente quanto à gestão própria dos bens e serviços,  deve considerar os recursos físicos, técnicos e humanos disponíveis à execução do projeto pretendido, entretanto é essencial proceder ao levantamento de todos os reais custos diretos e indiretos necessários, principalmente comparando-os com as práticas e tendências do mercado, especialmente em relação à ter acesso aos mais avançados recursos tecnológicos, assim como aos melhores especialistas, otimizando gastos e qualidade dos serviços a serem contratados. 

É neste sentido que os entes de fiscalização e/ou auditoria da administração, púbica ou privada, devem também atuar, com o intuito de apurar se nos processos aquisitivos de bens e serviços de fato se avaliaram os reais benefícios e custos envolvidos, além de garantir a efetiva,  justa e ampla competição visando o objetivo primordial de assegurar a verdadeira economicidade ao projeto pretendido, alavancando e fomentando melhorias e avanços tecnológicos, em prol das atividades essenciais de toda Empresa, focado no interesse público e/ou dos acionistas.

Rosa Costa é Advogada – Gerente de Licitações e Contratos Públicos da EMBRATEL – Empresa Brasileira de Telecomunicações S/A

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